Como atingir o máximo de produtividade nos negócios?
Atualizado em 21 de setembro de 2022
Você sabe qual o principal desafio identificado pelos empreendedores?
É a otimização da produtividade nos negócios.
Essa é a constatação de uma pesquisa, realizada pela consultoria Future Minds, que contou com a participação de mais de 150 empresas de segmentos diferenciados de todo o país. Participaram da coleta de dados 219 pessoas de diversos cargos e perfis.
De acordo com esse levantamento, 54% das pessoas entrevistadas revelaram que a otimização da produtividade é o principal desafio no mundo dos negócios. Já 44% dos entrevistados acreditam que o crescimento no mercado competitivo é outra das principais dificuldades encontradas.
O consultor empresarial, Adriano Nodari, entende que, para que se aumente a produtividade nos negócios, são necessárias algumas ações por parte do empreendedor:
“Uma empresa pode aumentar a sua produtividade à medida que o empreendedor altera algumas atitudes básicas que, por sua vez, devem se refletir em maior eficácia nos processos do negócio”, afirma Nodari.
Quais mudanças de atitudes seriam essas? E como os empreendedores podem aplicá-las, de forma prática?
Conversamos com o consultor e pedimos que compartilhasse algumas dicas. Confira, a seguir, o que Adriano Nodari sugere aos empreendedores interessados em atingir maior produtividade em seus negócios.
12 dicas para aumentar a produtividade nos negócios
Segundo Nodari, existem algumas atitudes que podem ajudar a melhorar o rendimento do negócio. Dentre elas, o consultor empresarial destaca:
1. Evite reuniões desnecessárias
Muitas pessoas já experimentaram a sensação de saírem de uma reunião com a certeza de que nada discutido foi, de fato, produtivo.
É importante que os assuntos a serem tratados sejam definidos antes, assim como é essencial a pontualidade da equipe. E, claro, é necessário que haja objetividade, para que não se perca muito tempo.
Sendo assim, antes de agendar uma reunião com sua equipe, certifique-se de responder às seguintes perguntas:
- Qual o propósito específico da reunião? (Redija uma pauta, para manter o foco nos pontos que precisam ser resolvidos naquele momento).
- Quais são os colaboradores imprescindíveis para a discussão do assunto? (É crucial que todos que desempenham papel decisivo estejam presentes, para evitar que outras reuniões, sobre o mesmo assunto, tenham que ser marcadas depois. Por outro lado, o ideal é que os colaboradores que não estejam conectados, diretamente, com a pauta da reunião possam seguir com suas atividades normais — ou seja, que não comprometam sua produtividade em função de assuntos alheios à sua atuação na empresa).
- Que tipo de soluções ou propostas estou procurando obter? (Mesmo que a reunião tenha o objetivo de realizar um brainstorm inicial com a equipe, é necessário considerar um direcionamento prévio, onde restrições e características desejáveis já tenham sido mapeadas, para facilitar o encontro de ideias pertinentes).
- Quais decisões precisam ser tomadas até o final da reunião? (Identifique pontos que não podem ser adiados ou negligenciados naquele momento).
- Existe outra maneira de envolver a equipe na discussão do assunto sem que haja a necessidade de convocar uma reunião? (A conversa, cara a cara, pode parecer a melhor opção porque se presume que, assim, a discussão será mais ágil. No entanto, muitas vezes, uma troca objetiva de emails ou mensagens pode ser mais eficiente — e economizar tempo. Considere essas alternativas).
Leia também: Comunicação interna eficiente na empresa.
2. Aprenda a definir prioridades
É humanamente impossível realizar todas as tarefas de uma vez. Diante de tantas demandas, é importante ter sempre um tempo para refletir e organizar em tópicos tudo o que precisa ser feito.
“Mas, mais do que isso, é importante definir o que é prioridade e o que pode ser delegado a outras pessoas — ou até deixado para ser realizado em outro momento”, orienta o consultor.
3. Comece o dia planejando as atividades
Organize as tarefas ao final de cada dia e, ao longo do trabalho, perceba o que pode ser deixado para depois e o que precisa ser feito com maior urgência.
Evite fazer listas infinitas de atividades. Sua programação deve ser coerente com o tempo que você tem disponível.
Ser um empreendedor “muito ocupado” é o oposto do que você precisa para atingir maior produtividade nos negócios. Em vez disso, você deve se ocupar com as tarefas certas — uma de cada vez.
Leia também: Características do empreendedor: comportamentos que ajudam a empreender.
4. Evite o hábito de ser multitarefa
Há quem acredite que ser multitarefas tem suas vantagens. Não precisamos discordar totalmente dessa opinião. No entanto, se o seu objetivo é aumentar a produtividade, definitivamente, fazer várias coisas ao mesmo tempo não é o caminho.
Quando você divide sua atenção em diferentes tarefas, acaba não se concentrando totalmente em nenhuma delas.
Pode parecer que tudo está avançando — e a sensação de que você está “multiplicando” seu tempo pode te convencer de que vale a pena seguir nesse método.
Porém, se você fizer uma análise honesta de seu desempenho, verá que, na realidade, está perdendo tempo e qualidade de trabalho.
Além disso, com a mudança de foco constante — ou tentativa de manter o foco em duas ações ao mesmo tempo (o que é inviável) — você acaba se cansando mais e ficando mais estressado.
Se você duvida, faça um teste. Experimente abandonar o modo multitarefas por uma semana.
Concentre-se em uma das atividades que você listou em suas prioridades para o dia. Siga no trabalho, sem resolver outras pendências ou acessar seu celular (verdadeiro ladrão da produtividade). Persista naquela atividade específica durante um intervalo de tempo razoável (de acordo com a demanda em questão, pode ser 15 minutos ou até algumas horas).
No final da semana de trabalho, avalie seu progresso. Veja quantas tarefas concluiu, sem ter que fazer revisões ou refações em função de erros e esquecimentos bobos (muito comuns quando você ativa o modo multitarefa).
Os resultados em sua produtividade podem te surpreender!
5. Administre a tecnologia a seu favor
Não se torne refém de algo criado para facilitar o dia a dia. Estabeleça um momento específico para ler seus emails, responder mensagens de aplicativos (como WhatsApp e Telegram) ou se conectar às redes sociais.
6. Aplicativos que ajudam na organização podem ser usados
Há muitos aplicativos que podem ajudar a aumentar a produtividade nos negócios.
Quando é necessário realizar uma reunião — e nem toda equipe pode estar presente fisicamente — alguns aplicativos, como Zoom, Google Meet, Skype e Discord podem ser utilizados.
Para quem deseja organizar as tarefas e projetos, o Trello é um aplicativo que pode ser muito útil.
Há muitos outros que podem ser utilizados para otimizar o processo da realização de inúmeras tarefas em um negócio. Identifique suas necessidades e faça uma busca pelas soluções disponíveis.
7. Saiba delegar tarefas
Liderar uma equipe requer a habilidade de saber delegar tarefas.
“O líder deve ter em mente o que é sua tarefa e o que pode ser realizado pelos membros da equipe, de maneira que ninguém fique sobrecarregado e todos consigam dar conta do recado”, orienta Nodari.
8. Ofereça treinamento para sua equipe
Se você já está implementando programas de treinamento para sua equipe, excelente! Mas, se essa necessidade está sendo deixada para trás — a espera do melhor momento para se dedicar ao assunto — está na hora de colocar a tarefa no topo de suas prioridades.
Oferecer treinamento tem grande potencial de aumentar a produtividade nos negócios. Afinal, quando seus funcionários dispõem de recursos e conhecimentos aprimorados, várias etapas da rotina de trabalho se tornam mais ágeis — e a frequência de erros diminui.
Além disso, com o desenvolvimento de suas habilidades, os colaboradores adquirem maior confiança em sua capacidade de resolver problemas e lidar com novas situações.
Porém, ao pensar em programas de treinamento, não se limite a considerar, exclusivamente, aspectos técnicos do trabalho.
Certamente, é importante que seus funcionários tenham acesso a cursos (por exemplo) que permitam melhor entendimento sobre ferramentas que facilitam seu trabalho. Mas produtividade não se conquista, apenas, com o domínio de ferramentas — ou de habilidades diretamente relacionadas às operações que o cargo exige.
Ao elaborar cronogramas de treinamento, procure incluir (além da parte técnica) a abordagem de tópicos como:
- Inteligência emocional;
- Habilidades de comunicação;
- Gerenciamento de tempo.
O desenvolvimento de tais conhecimentos beneficiam todo o time — inclusive, você. Portanto, atualize-se também!
Saiba mais: Gestão por competência: seleção e treinamento com foco na estratégia e resultados.
9. Observe o nível de engajamento e motivação de seus colaboradores
De acordo com o relatório anual da Gallup, apenas 15% dos funcionários estão engajados (ou, como define a própria Gallup, “altamente envolvidos e entusiasmados”) com seus empregos.
E por que esse dado tem relevância para a produtividade nos negócios?
Simples: engajamento e resultados estão profundamente conectados.
Em outras palavras, se os seus funcionários se sentem desmotivados, a produtividade tende a sofrer quedas significativas — ou, no melhor dos cenários, estagnar.
Por outro lado, quando os colaboradores percebem o trabalho como algo pessoalmente gratificante — se sentem valorizados e entendem que seu bem-estar e crescimento importa para a empresa — os índices de produtividade costumam ser maiores.
Leia também: Saúde mental no trabalho: essencial para ambientes profissionais saudáveis.
10. Faça pequenos intervalos
Os mini-intervalos entre uma tarefa e outra são importantes para colocar as ideias em ordem antes de retomar o trabalho.
Um café, uma rápida sessão de alongamento ou um breve exercício de respiração, por exemplo, podem ajudar a retomar a energia para realizar as demais tarefas ao longo do dia.
11. Utilize Inteligência Artificial
Cada vez mais a inteligência artificial tem impactado em uma maior produtividade nos negócios. Pode ser útil no processamento e análise de dados.
Os negócios podem utilizar e distribuir conhecimento por meio de suas próprias informações, acrescentadas às informações já existentes de seus clientes.
Isso se torna possível a partir da integração a qualquer sistema terceirizado ou a um CRM próprio.
12. Estabeleça metas razoáveis para o dia de trabalho
“Outra dica importante para melhorar a produtividade no negócio é que o empreendedor estabeleça metas ao início de cada dia. Mas é importante que sejam pequenas metas, possíveis de serem alcançadas. Não adianta planejar a realização de inúmeras atividades sabendo, de antemão, que serão impossíveis de serem realizadas. É preciso se planejar de acordo com a realidade que se apresenta”, finaliza o consultor empresarial.
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