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Comunicação interna eficiente na empresa

Atualizado em 12 de dezembro de 2022

Operar com uma comunicação interna eficiente na empresa é essencial para um ambiente de trabalho harmonioso, com trabalhadores engajados e motivados em suas atividades.

Além disso, comunicar internamente com clareza e objetividade faz da corporação uma cultivadora de valores, empatia e solidariedade.

Por outro lado, a comunicação interna colabora diretamente na implementação de novas estratégias, metas, objetivos, procedimentos e garante que todas essas informações importantes cheguem até os interessados, sem falhas nem mal-entendidos.

Quer aprender mais sobre a importância de uma boa comunicação em sua empresa e conhecer estratégias para aprimorá-la? Leia este post!

O que é a comunicação interna de uma empresa

A comunicação interna de uma empresa é o meio que garante que os colaboradores estejam alinhados com hábitos, regras, rotinas, valores, crenças e o discurso oficial da empresa.

Resumidamente, a comunicação interna de uma empresa é a ponte usada para informar e ouvir os colaboradores. É o caminho para colocar as mudanças necessárias em prática, descobrir a real situação de seu meio operacional, entender e atender às solicitações relevantes captadas durante essa troca de informações.

É importante saber que, apesar de muitos profissionais restringirem o termo comunicação interna somente às interações formais da empresa para seus colaboradores, na prática é diferente. A comunicação interna acontece em todas as formas de interação e troca de informações entre empresa/funcionário e funcionário/empresa.

Todos os colaboradores possuem visões e opiniões diferentes sobre os aspectos produtivos e operacionais da corporação. Uma grande estratégia pode surgir em uma conversa entre colaboradores de setores distintos na hora do almoço ou uma grande mudança pode ser feita a partir de uma observação feita pelo porteiro, por exemplo.

Para que todo este ciclo comunicativo seja eficaz, é preciso ter eficiência na troca de informações. Isso não quer dizer velocidade, mas qualidade e quantidade de absorção do que será transmitido aos grupos internos específicos ou para toda a empresa.


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O que deve ser feito para ter uma comunicação interna eficiente na empresa?

Para conseguir manter uma comunicação interna eficiente na empresa, é preciso observar 8 passos essenciais, que abrangem desde o espaço físico do negócio até a cultura organizacional.

Confira o que pode ser feito em sua empresa:

1. Analise sua estratégia de comunicação interna atual

Provavelmente, ainda que de forma pouco estruturada, sua empresa já conta com estratégias que visam promover a comunicação interna.

Sendo assim, antes de pensar em implementar mudanças, é importante revisar as práticas em curso no momento.

Para realizar esse tipo de análise, você precisa dar atenção aos seguintes pontos:

Identifique o que está funcionando e o que não traz os resultados esperados em relação à comunicação interna da empresa

Talvez, uma estratégia que funcionava, anos atrás, não seja mais eficaz, no contexto atual.

Isso pode acontecer em virtude de vários fatores, como mudanças no perfil de colaboradores, disponibilidade de novos recursos de comunicação ou mesmo alterações nas metas da empresa.

Faça uma pesquisa, consultando seus colaboradores

Afinal, você pode ter uma perspectiva limitada dos pontos fortes e fracos da comunicação interna da empresa.

É possível, por exemplo, que você acredite que a troca de informações via email seja ideal quando, na verdade, seus colaboradores raramente acessam suas caixas de mensagens.

Porém, mais do que descobrir os meios de comunicação adequados, busque feedback dos funcionários quanto à objetividade das mensagens e facilidade de acesso a informações cruciais da empresa.

As estatísticas deixam claro quanto essa pesquisa com seus colaboradores é relevante. Segundo o instituto de pesquisa Gallup, 74% dos funcionários têm a impressão de que as informações e as notícias da empresa não chegam até eles.

Com isso, a equipe tende a se sentir desconectada e desmotivada — o que, por sua vez, representa um fator decisivo na produtividade e rotatividade de funcionários.


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Reúna dados sobre a efetividade de sua comunicação interna

Métricas são fundamentais em todos os processos da empresa. E, ao elaborar sua estratégia de comunicação, você precisa também precisa contar com esse tipo de respaldo técnico. Do contrário, pode acabar investindo em abordagens ineficientes.

Dependendo do tamanho de sua empresa (número de funcionários), é possível que você precise de uma ferramenta para medir e rastrear visualizações, interações, tempo de resposta e satisfação da equipe quanto aos meios usados pela empresa.

Outra opção é contratar uma consultoria empresarial para ajudá-lo a coletar e analisar esses dados.

Estimule a comunicação interpessoal no interior da empresa
Para estimular a comunicação interpessoal no interior da empresa é necessário desenvolver estratégias por meio de treinamentos.

2. Estabeleça metas

Aprimorar a comunicação interna pode envolver diferentes metas e objetivos. Portanto, ao adotar novas estratégias, tenha clareza do que pretende alcançar com cada uma delas.

Será útil observar o que você apurou em sua pesquisa prévia — conforme indicamos na etapa anterior — a fim de perceber quais são os problemas e desafios que merecem prioridade.

Lembre-se de que as soluções e táticas de comunicação interna que serão colocadas em prática devem ser analisadas, após um período preestabelecido, para que sua efetividade seja mensurada.

Se as metas não forem atingidas com sucesso após o tempo de experiência, pode ser necessário realizar ajustes na estratégia — ou buscar alternativas que se mostrem mais promissoras.

3. Possibilite a comunicação bidirecional

Para que seja eficiente, a comunicação interna deve estimular o constante diálogo entre os membros da equipe. Isso significa que as informações não podem seguir num único fluxo, partindo dos cargos de liderança para os demais colaboradores.

Independente da função exercida pelo funcionário, ele precisa saber que suas percepções são valiosas para a empresa.

4. Disponibilize ambientes adequados às conversas

Este passo afeta diretamente a gestão. Sabemos que, atualmente, as grandes empresas — e principalmente as startups — adotam um modelo de escritório sem salas nem paredes.

Este tipo de layout é excelente para a comunicação rápida e dinâmica entre os colaboradores.

Porém, em determinadas situações, onde assuntos complexos e delicados são tratados, é preciso muita concentração e privacidade.

Para isso, é preciso investir em espaços silenciosos para realizar reuniões e conversas direcionadas à gestão e suas estratégias.

Por outro lado, proporcionar ambientes mais reservados não deve ser sua única preocupação.

Locais que favoreçam a convivência e conversas informais são igualmente importantes. Muitas trocas de informações e ótimas ideias ocorrem nos espaços destinados ao café, por exemplo.

Em relação aos ambientes virtuais, a regra também se aplica.

Certos tipos de comunicação se beneficiam de estruturas oferecidas por aplicativos de gerenciamento de projetos — como Trello e Asana —, enquanto outros assuntos são discutidos e resolvidos com maior agilidade via email ou mensagens de WhatsApp.

As metas que você traçou para a comunicação interna da empresa devem ajudar a identificar as ferramentas e ambientes que melhor se adequam às suas necessidades.

Caso tenha dúvidas, considere empregar a comunicação bidirecional também nessa etapa. Peça sugestões e opiniões de seus colaboradores! É possível que surjam propostas e alternativas que você não havia considerado.

5. Crie informativos periódicos

Uma excelente forma de aprimorar a comunicação interna é trabalhar com informativos diários, semanais ou mensais para facilitar a comunicação do RH com os colaboradores e habituá-los com os assuntos que abordam os comportamentos, resultados, avisos e direcionamentos da empresa.

Isso pode ser feito por meio de jornais virtuais (disparados nas caixas de email dos colaboradores que usam o computador em suas atividades) e impressos (para aqueles cujo trabalho não está diretamente vinculado ao uso de internet).

Por meio desses jornais, você pode transmitir comunicados importantes e todas as informações que afetam a empresa. Dessa maneira, você pode deixar todos cientes das mudanças e novidades em pouco tempo.

6. Estimule a comunicação interpessoal no interior da empresa

Para melhorar a comunicação da empresa de maneira global, é indispensável tratar com seriedade a comunicação interpessoal, uma vez que a qualidade da troca interna de informações depende diretamente da forma que as pessoas se comunicam entre elas.

Mas como ajudar os funcionários a se comunicar melhor?

É preciso que os gestores e, principalmente, o time de RH, desenvolvam estratégias e promovam a educação corporativa por meio de treinamentos, dinâmicas de grupo, cursos e palestras com temas focados em empatia, boas práticas de expressão, assertividade, comunicação não-violenta, entre outros.


Leia também: Cronograma de treinamento de funcionários: a importância de um plano de capacitação.


7. Promova a cultura organizacional

A cultura organizacional é, basicamente, a tradução dos valores e princípios de um negócio.

Por isso, para obter uma comunicação interna eficiente na empresa, é importante que seu valor esteja muito bem descrito.

Certifique-se de formalizar, em sua cultura organizacional, a importância que a empresa dá para valores como respeito mútuo, cortesia, empatia, solidariedade e transparência.

Porém, não basta colocar no papel todos esses valores. É preciso que o time de RH reforce esses temas. Os jornais (ou comunicações periódicas) que mencionamos anteriormente são excelentes meios para a disseminação da importância de todos esses valores.

Aprimorar a comunicação interna pode envolver diferentes metas e objetivos.

8. Incentive a comunicação da equipe com os gestores

Conforme já pontuamos, é preciso incentivar a comunicação bidirecional dentro da empresa, ampliando a participação e o número de envolvidos em discussões e decisões importantes para as metas e objetivos do negócio.

Para isso, é fundamental adotar modelos de gestão colaborativos, onde os gestores estão mais acessíveis para conversar com os colaboradores. Dessa forma, os funcionários se sentem mais à vontade para se expressar e as famosas “fofocas de corredor” — que deturpam a realidade e desfalcam a motivação dos trabalhadores — são minimizadas, uma vez que os líderes estão abertos ao diálogo.

A questão é que sua empresa precisa adotar práticas coerentes com esse objetivo, se estiver disposto a atingi-lo.

Ou seja, não espere que seus colaboradores tomem a iniciativa de criar ocasiões e formas de contatar os gestores.

É preciso incorporar essa dinâmica à cultura da empresa, por meio de práticas tangíveis e funcionais.

Adotar a política de portas abertas — deixando claro (inclusive, literalmente) que seus colaboradores podem se sentir à vontade para conversar com os gestores quando tiverem dúvidas ou informações que necessitem compartilhar — é uma primeira abordagem a se considerar.

Contudo, nem sempre as “portas abertas” são suficientes para estimular os colaboradores a abordar suas lideranças. Portanto, prefira entender tal prática como parte da estratégia de comunicação, somando a ela outras providências.

Por exemplo, em vez de esperar que os funcionários adentrem os escritórios, relatando dificuldades ou perspectivas, oriente os gestores a fazer “rondas” no ambiente de trabalho.

A atitude do gestor, aqui, é muito importante. Sua postura não deve ser a de um “fiscal”, que intimida as pessoas. Ele deve se mostrar solícito e interessado nos trabalhos em andamento. O fato de circular pela empresa deve representar, claramente, um convite ao diálogo.

Outra prática bastante interessante é estabelecer um horário fixo para reuniões de equipe.

As reuniões podem ser diárias, no início ou no final do expediente. Nesse caso, devem ser rápidas — em torno de 15 minutos —, sendo que essa tática funciona tanto presencialmente quanto por videoconferência.

Porém, se as reuniões tiverem pautas mais abrangentes ou implicarem em dinâmicas mais demoradas — como um brainstorm para novos projetos da empresa — é importante ajustar o tempo. Nesses casos, reserve um dia da semana e agende um horário com todos os colaboradores essenciais para discussão do assunto.

Por fim, não subestime a eficácia de estratégias simples, que há tempos trazem resultados. Disponibilizar uma caixa de sugestões, por exemplo, é um recurso que pode funcionar para sua empresa.


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E então, nossas dicas sobre comunicação interna empresarial foram úteis para você?

Se quiser aprender mais sobre modelos, ferramentas e técnicas de gestão de negócios, nosso blog está cheio de informações para você e sua empresa!


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