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Como ter uma gestão de custos eficiente na sua empresa

Gerir uma empresa exige uma variedade de processos que estão, de alguma maneira, interligados. E é apenas a partir da execução adequada de cada um desses procedimentos que se obtém o sucesso organizacional.

No post de hoje abordamos especificamente o processo de gestão de custos e explicamos como ele deve ser executado para gerar resultados satisfatórios para sua empresa. Confira!

O que é gestão de custos?

A gestão de custos nada mais é do que um processo no qual é realizada a identificação, o registro e a análise de todo o dinheiro que sai do caixa da empresa. Porém, embora seja simples em teoria, muitas vezes  ela não é aplicada na prática.

As consequências da falta de um controle dos custos da organização acarreta em problemas que podem, inclusive, impedir o crescimento e expansão da mesma ou levá-la a fechar as portas.

Ora, como sabemos que o seu objetivo, enquanto empreendedor, é manter o seu negócio atuante e com equilíbrio e saúde financeira, vamos mostrar como ocorre o processo de gerenciamento de custos.

Quais são as etapas do processo de gestão de custos?

A gestão de custos é feita em poucas etapas. O que é importante é que seja realizada com cuidado e por um profissional, ou profissionais, capacitados para tal.

Além disso, competências necessárias a quem vai desenvolver esse trabalho são: disciplina, organização e atenção.

A seguir indicamos cada etapa desse processo:

  • identificação dos custos;
  • classificação dos mesmos;
  • criação de uma planilha de custos;
  • registro dos dados coletados;
  • observação das informações;
  • análise de custos.

Dentre as fases acima citadas, consideramos relevante abordar o registro de custos, bem como a classificação deles, mais detalhadamente.

Registro de custos e despesas

Antes de iniciar o registro dos custos e despesas, o ideal é classificá-los de forma a promover um processo de gerenciamento mais organizado e claro, acessível a todos os colaboradores da empresa que tenham acesso e desempenhem funções financeiras.

Na sequência, essas anotações são transferidas e mantidas em planilhas, e isto é a própria fase de registro. Vale ressaltar que os arquivos devem ser salvos de maneira segura para que a etapa seguinte, de análise, não seja comprometida.

Embora você possa criar sua própria categorização de custos, a seguir indicamos uma classificação essencial que precisa ser colocada em prática em toda gestão de custos que pretende ser eficiente.

Custos fixos

Os custos fixos são aqueles que variam muito pouco, ou até mesmo não variam, em relação ao que a empresa produz.  Portanto, são facilmente passíveis de serem lançados em uma previsão de custos.

Citamos a seguir alguns exemplos deles:

  • aluguel;
  • IPTU;
  • outros impostos;
  • limpeza;
  • conservação;
  • segurança;
  • salário de colaboradores;
  • encargos sociais.

Vale lembrar que não é possível excluí-los dos custos. Eles estão sempre presentes e são, em parte, o que mantém a empresa em funcionamento.

Afinal, é impossível manter uma organização sem que o aluguel seja pago ou sem que os colaboradores recebam pelos serviços que realizam em prol dela, não é mesmo?

O que se deve fazer, portanto, é saber que parte do capital do seu negócio será destinado a arcar com esses valores, independente do quanto for produzido e/ou vendido ao longo do mês.

Custos variáveis

Os custos variáveis mantêm uma relação direta com a produção da organização. Se uma empresa produz mais, ela também gasta mais. E se ela não vender tudo o que produziu, por exemplo, não haverá o retorno financeiro esperado.

A seguir exemplificamos esse tipo de custo:

  • matérias primas;
  • transporte de mercadorias;
  • comissão dos vendedores;
  • horas extras realizadas por colaboradores;
  • obtenção de máquinas novas;
  • despesas com água e luz.

Em geral, são esses os custos que podem ser minimizados, de maneira a reduzir os gastos da empresa.

Você pode, por exemplo, comprar menos matérias primas, ou utilizar estratégias para gastar menos luz, ou, ainda, escolher transportadoras que cobrem menos pelos seus serviços.

Enfim, conhecendo os custos fixos e os custos variáveis você tem duas ações que promovem vantagens para sua empresa: a previsão de valores que serão necessariamente gastos e a reflexão sobre os custos que podem ser reduzidos.

Vantagens de manter uma gestão financeira eficiente

Uma série de ações de gestão empresarial e de gestão financeira, que conferem benefícios ao seu negócio, só é possível a partir de uma gestão de custos realizada adequadamente. Dentre as ações e os benefícios citamos:

  • redução de gastos desnecessários;
  • identificação das oportunidades de investimento;
  • maior competitividade no mercado;
  • minimização dos riscos de mercado;
  • ampliação da margem de lucro;
  • estabelecimento de estratégias financeiras conscientes.

Mas possivelmente o mais recompensador para você seja a conquista de uma estabilidade financeira para a sua empresa e, mais do que isso, a expansão da mesma, concretizando-se no sucesso almejado desde o princípio, certo?

Agora perguntamos: como está sua gestão de custos? Quer saber mais sobre como aprimorar esse processo na sua empresa? Entre em contato, enviando-nos uma mensagem. Em breve lhe responderemos!

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